Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Hoffmann Softcon UG (haftungsbeschränkt) i. G.
Hohnerstraße 7
72218 Wildberg
Deutschland
E-Mail: rechnigo@hoffmann-softcon.de
Vertreten durch den Geschäftsführer Petre Hoffmann

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Verarbeitete Daten und Zwecke

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies zur Bereitstellung von Rechnigo und seiner Inhalte und Funktionen erforderlich ist. Im Einzelnen:

Konto- und Nutzerdaten. Bei der Registrierung erheben wir die E-Mail-Adresse und ein Passwort sowie den Firmennamen; optional können Anrede, Vor- und Nachname hinterlegt werden. Das Passwort wird ausschließlich in gehashter Form in unserem Identitätsdienst gespeichert. Wir speichern außerdem die Rolle, den Zeitpunkt der letzten Anmeldung und die Browserkennung des zuletzt verwendeten Geräts, um bei einer Anmeldung von einem neuen Gerät benachrichtigen zu können. Zweck ist die Vertragserfüllung und die Sicherheit des Kontos.

Firmen- und Vertragsdaten. Firmenname, Anschrift, Kontaktdaten, Steuernummer, USt-IdNr. und Bankverbindung des Mandanten sowie Angaben zum gebuchten Tarif verarbeiten wir zur Vertragserfüllung und Abrechnung.

Zahlungsabwicklung. Zahlungen für das Abonnement wickelt ein Zahlungsdienstleister ab. Wir erhalten und speichern lediglich Kunden- und Abonnementkennung sowie den Status, nicht die Zahlungsmittel.

Kontaktaufnahme. Bei Nutzung des Kontaktformulars verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und Nachricht zur Bearbeitung der Anfrage. Die Anfrage wird per E-Mail an uns weitergeleitet und nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht.

Push-Benachrichtigungen. Wenn Sie Benachrichtigungen aktivieren, speichern wir die dafür erforderlichen technischen Angaben Ihres Browsers (siehe Abschnitt 6).

Technische Daten. Beim Aufruf unserer Dienste verarbeiten wir technische Verbindungsdaten (u. a. die IP-Adresse), die für die Auslieferung und die Sicherheit erforderlich sind, sowie Fehlermeldungen (siehe unten).

Daten im Auftrag. Die Inhalte, die Mandanten in Rechnigo erfassen (Kunden, Rechnungen, Bankdaten, Anhänge), verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter (siehe unten).

Verarbeitung im Auftrag unserer Mandanten

Soweit Mandanten in Rechnigo personenbezogene Daten ihrer eigenen Kunden, Lieferanten und Beschäftigten verarbeiten (z. B. Kundenstamm, Rechnungen, Bankverbindungen), sind die Mandanten Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO und wir handeln als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Mit jedem Mandanten wird hierzu bei der Registrierung ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) abgeschlossen. Der Mandant bestätigt ihn dabei ausdrücklich; die bestätigte Fassung, der Zeitpunkt und die E-Mail-Adresse der bestätigenden Person werden zum Nachweis gespeichert und sind in den Einstellungen des Mandanten einsehbar. Für die Konto- und Vertragsdaten der Mandanten, die Abrechnung, die Nutzungsstatistik und die Serverprotokolle sind wir selbst Verantwortlicher.

Nutzungsstatistik und Fehlerprotokoll

a) Angemeldeter Bereich. Zur Weiterentwicklung und zum stabilen Betrieb des Dienstes erfassen wir im angemeldeten Bereich je Kalendertag und Mandant, welche Seiten aufgerufen und welche Aktionen (z. B. das Erstellen einer Rechnung, der PDF-Import oder der Download eines Dokuments) ausgeführt wurden. Gespeichert werden ausschließlich das Datum, die Kennung des Mandanten, die aufgerufene Seite bzw. Aktion und die Anzahl der Vorgänge (aggregierte Tageszähler). Kennungen in Seitenadressen, etwa Beleg- oder Kundennummern, werden vor der Speicherung durch einen Platzhalter ersetzt. Eine Nutzerkennung, die IP-Adresse, Browserkennungen, einzelne Zeitpunkte sowie Inhalte von Belegen oder Kundendaten werden nicht gespeichert. Der Zugriff auf die Auswertung ist auf den Betreiber beschränkt. Da die Zähler einem Mandanten zugeordnet sind, können sie bei Mandanten, die natürliche Personen sind (z. B. Einzelunternehmer), einen Personenbezug aufweisen.

b) Öffentliche Seiten. Für die öffentlich zugänglichen Seiten (Startseite, Dokumentation, Anmeldung, Registrierung und weitere Informationsseiten) zählen wir die vollständigen Seitenaufrufe je Kalendertag und Seite. Die Erfassung erfolgt ausschließlich auf unserem Server anhand der Angaben, die Ihr Browser bei jedem Seitenaufruf ohnehin übermittelt (aufgerufene Adresse, Verweis-Angabe, IP-Adresse). Es wird kein Skript in Ihrem Browser ausgeführt, und es werden keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder aus diesem ausgelesen. Die Browserkennung wird lediglich ausgewertet, um automatisierte Zugriffe zu unterscheiden, und nicht gespeichert. Die IP-Adresse wird kurzzeitig im Arbeitsspeicher verarbeitet und mithilfe einer lokalen Datenbank von DB-IP.com (Lizenz CC BY 4.0) einem Herkunftsland zugeordnet. Es findet keine Übermittlung der IP-Adresse an Dritte statt; die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert, sondern ausschließlich der Ländercode. Zusätzlich erfassen wir die Besucherquelle, d. h. ausschließlich den Hostnamen der verweisenden Webseite bzw. einen in der Adresse enthaltenen Wert des Parameters „utm_source“, nicht jedoch die vollständige Adresse der verweisenden Seite. Wenn Ihr Browser „Do Not Track“ oder „Global Privacy Control“ signalisiert, unterbleibt die Erfassung. Cookies und Dienste Dritter kommen hierfür nicht zum Einsatz.

c) Automatisierte Zugriffe (Crawler). Aufrufe durch erkannte Suchmaschinen-, KI- und sonstige Crawler werden serverseitig gezählt. Hierfür werden IP-Adresse und Browserkennung (User-Agent) des Aufrufs kurzzeitig ausgewertet, um die Art des Crawlers und das Herkunftsland zu bestimmen. Gespeichert werden ausschließlich das Datum, die Bezeichnung der Crawler-Familie und der Ländercode. Aufrufe aus unserer eigenen Infrastruktur (z. B. Systemüberwachung) bleiben unberücksichtigt.

d) Fehlerprotokoll. Tritt bei der Nutzung im Browser ein technischer Fehler auf, kann der Browser eine Fehlermeldung an unseren Server übermitteln. Übermittelt werden die Fehlermeldung und die betroffene Seite; Kennungen, E-Mail-Adressen, Zugangsdaten und Parameter der Seitenadresse werden zuvor entfernt, gleichartige Meldungen werden zusammengefasst und die Anzahl der Meldungen je IP-Adresse wird begrenzt. Die Meldung wird in das Serverprotokoll geschrieben, nicht in der Datenbank gespeichert. Die Speicherdauer richtet sich nach der Aufbewahrung des Serverprotokolls.

e) Rechtsgrundlage, Empfänger, Speicherdauer und Widerspruch. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Sicherstellung und Weiterentwicklung eines stabilen und sicheren Dienstes sowie in der Kenntnis darüber, welche Funktionen genutzt werden und über welche Wege Interessenten auf unser Angebot aufmerksam werden. Aufgrund der Beschränkung auf aggregierte Zähler ohne Nutzerkennung und ohne Speicherung der IP-Adresse überwiegen nach unserer Einschätzung die Interessen und Grundrechte der betroffenen Personen nicht. Empfänger der Daten gibt es nicht; eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt. Die Zähler werden nach 400 Tagen automatisch gelöscht, bei Löschung eines Mandanten unverzüglich. Sie haben das Recht, der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit nach Art. 21 DSGVO zu widersprechen (Kontakt siehe Abschnitt 8).

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn dafür eine Rechtsgrundlage besteht. Je nach Verarbeitung gilt Folgendes:

Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Verarbeitung von Konto-, Firmen- und Vertragsdaten für Registrierung, Bereitstellung und Abrechnung von Rechnigo, der Versand von System-E-Mails (z. B. Willkommens- und Einladungs-E-Mails) sowie die Bearbeitung von Anfragen über das Kontaktformular.

Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Die Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten (u. a. § 147 AO, § 257 HGB, GoBD) für Buchungsbelege, die wir selbst führen, sowie gesetzlicher Melde- und Auskunftspflichten.

Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Verarbeitung technischer Daten zur Sicherheit und Stabilität der Dienste (Serverprotokolle, Schutz vor Missbrauch durch Begrenzung der Anfragen und Captcha, Hinweis bei der Anmeldung von einem neuen Gerät, Fehlerprotokoll), die aggregierte Nutzungsstatistik sowie die Verarbeitung der Kontodaten von Beschäftigten unserer Mandanten, um den Vertrag mit dem jeweiligen Mandanten zu erfüllen. Unser berechtigtes Interesse besteht in einem sicheren, stabilen und weiterentwickelten Angebot. Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen (Kontakt siehe Abschnitt 8).

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Push-Benachrichtigungen verwenden wir nur, wenn Sie diese in Ihrem Browser ausdrücklich zulassen. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (siehe Abschnitt 6).

Verarbeitung im Auftrag. Für Daten, die Mandanten in Rechnigo verarbeiten, bestimmt der jeweilige Mandant als Verantwortlicher die Rechtsgrundlage; wir verarbeiten sie nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags.

4. Auftragsverarbeiter & Empfänger

Hosting. Rechnigo wird auf Servern der netcup GmbH (Karlsruhe, Deutschland) betrieben; die Server stehen im Rechenzentrum Nürnberg. Mit netcup besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

E-Mail-Versand. Für den Versand von System-E-Mails nutzen wir Microsoft 365 (Exchange Online) der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, als Auftragsverarbeiter; die Datenschutzbestimmungen für Auftragsverarbeitung sind Bestandteil der Produktbedingungen von Microsoft. Hinterlegt ein Mandant einen eigenen SMTP-Server, werden seine Beleg-E-Mails darüber versendet; diesen Dienst setzt der Mandant in eigener Verantwortung ein.

Zahlungsabwicklung. Für die Abrechnung des Abonnements nutzen wir Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland). Wir übermitteln dazu E-Mail-Adresse und Firmenname des Inhabers sowie eine interne Kennung; die Zahlungsdaten erhebt Stripe selbst und verarbeitet sie in eigener Verantwortung nach seiner Datenschutzerklärung. Stripe kann Daten an Konzerngesellschaften in Drittländern (u. a. den USA) übermitteln; dies erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln bzw. des EU-U.S. Data Privacy Frameworks.

Push-Benachrichtigungen. Aktivieren Sie Push-Benachrichtigungen, werden die Nachrichten über den Push-Dienst Ihres Browserherstellers (z. B. Google, Mozilla, Apple) zugestellt. Dieser erhält dabei technische Angaben wie die Endpunkt-Adresse Ihres Browsers.

Auf Veranlassung des Mandanten eingesetzte Dienste. Nutzt ein Mandant die Übermittlung von E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk (Zugangspunkte wie Storecove oder e-invoice.be) oder einen eigenen Identity-Provider, werden die dafür nötigen Daten an den vom Mandanten gewählten Anbieter übermittelt. Diese Dienste setzt der Mandant mit eigenem Vertrag ein.

Keine weiteren Empfänger. Darüber hinaus geben wir personenbezogene Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, wir sind dazu gesetzlich verpflichtet.

5. Cookies & lokale Speicherung

Cookies. Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies. Sie dienen allein der Anmeldung und der Sicherheit und werden weder für Werbung noch für Reichweitenmessung genutzt. Auf den öffentlichen Seiten (z. B. Startseite, Dokumentation, Impressum) werden keine Cookies gesetzt. Nach der Anmeldung setzen wir ein Sitzungs-Cookie, das Ihre Anmeldung verschlüsselt enthält und höchstens 8 Tage gültig ist, sowie kurzlebige Cookies für den Anmeldeablauf und den Schutz vor gefälschten Anfragen. Unser Identitätsdienst (Keycloak), über den die Anmeldung erfolgt, setzt auf seiner eigenen Adresse ebenfalls technisch notwendige Cookies. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, weil diese Cookies für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich sind.

Lokale Speicherung im Browser. Wenn Sie die jeweilige Funktion nutzen, speichern wir in Ihrem Browser (Local Storage) Ihre Einstellungen für den Darstellungsmodus (hell/dunkel), die gewählte Listengröße und bei Zugängen für Steuerkanzleien den zuletzt gewählten Mandanten. Diese Angaben verbleiben auf Ihrem Gerät, werden nicht an uns übertragen und können Sie jederzeit über die Browserdaten löschen.

Service Worker. Rechnigo kann als App auf Ihrem Gerät installiert werden. Dazu registriert Ihr Browser einen Service Worker, der Programmdateien (Skripte, Schriftarten, Bilder) und eine Offline-Seite zwischenspeichert, um Ladezeiten zu verkürzen. Seitenaufrufe und Anfragen an unsere Schnittstelle (z. B. Rechnungen oder Kundendaten) werden nicht zwischengespeichert.

6. Push-Benachrichtigungen

Freiwillige Funktion. Wenn Sie Push-Benachrichtigungen aktivieren, informieren wir Sie auch bei geschlossenem Browser-Tab über Ereignisse in Ihrem Konto, z. B. über versendete, überfällige oder bezahlte Rechnungen, versendete Mahnungen, eingegangene Eingangsrechnungen, Übermittlungsfehler oder die Anmeldung von einem neuen Gerät. Die Funktion ist nur nutzbar, wenn Sie sie unter „Benachrichtigungen“ selbst einschalten und die Anzeige von Benachrichtigungen zusätzlich im Browser zulassen. Ohne Ihre Zustimmung findet keine Verarbeitung statt.

Verarbeitete Daten. Wir speichern dafür die Adresse des Push-Dienstes Ihres Browsers, die zugehörigen technischen Schlüssel sowie die Browserkennung und das Anlagedatum, verknüpft mit Ihrem Konto. Eine Push-Nachricht enthält nur einen kurzen Titel (z. B. eine Belegnummer), keine Kundennamen und keine Beträge; der ausführliche Text steht nur in der Benachrichtigungsübersicht in Rechnigo. Die Nachricht wird verschlüsselt über den Push-Dienst Ihres Browserherstellers (z. B. Google, Mozilla, Apple) an Ihr Gerät übermittelt; der Push-Dienst erhält dabei nur technische Angaben (siehe Abschnitt 4). Bitte beachten Sie, dass Benachrichtigungen je nach Geräteeinstellung auf dem Sperrbildschirm sichtbar sein können.

Rechtsgrundlage. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) und § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert werden (Service Worker und Push-Abonnement).

Widerruf und Löschung. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie den Schalter unter „Benachrichtigungen“ ausschalten oder die Benachrichtigungen in Ihren Browser-Einstellungen für Rechnigo blockieren. Beim Ausschalten wird das Abonnement gelöscht; ungültig gewordene Abonnements und die Abonnements gelöschter Konten werden automatisch gelöscht.

7. Speicherdauer

Grundsatz. Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Fristen es verlangen.

Konto- und Vertragsdaten. Wir speichern sie für die Dauer des Nutzungsverhältnisses. Nach dessen Ende löschen wir das Konto und alle Daten, die der Mandant in Rechnigo erfasst hat, spätestens 30 Tage nach Vertragsende, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Hat der Anbieter ein Konto angelegt und werden Nutzungsbedingungen und Auftragsverarbeitungsvertrag nicht innerhalb von zehn Tagen bestätigt, löschen wir das Konto samt Daten automatisch; etwa drei Tage vorher erinnern wir die Inhaber und Administratoren per E-Mail.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Für Belege, die wir selbst führen, gelten die handels- und steuerrechtlichen Fristen (§ 147 AO, § 257 HGB): acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Für Belege, die Mandanten in Rechnigo erstellen, tragen die Mandanten die Aufbewahrungspflicht; sie sollten ihre Belege vor Vertragsende mit dem Datenexport sichern.

Datensicherungen. Wir sichern die Datenbanken täglich mit rotierender Aufbewahrung (bis zu sechs Monate). Gelöschte Daten verschwinden deshalb nach Ablauf der Rotation auch aus den Sicherungen und werden bis dahin nicht anderweitig verwendet.

Weitere Fristen. Dateien des Datenexports löschen wir nach 7 Tagen, die aggregierte Nutzungsstatistik nach 400 Tagen. Die Anmeldesitzung gilt höchstens 8 Tage. Benachrichtigungen in der Anwendung löschen wir nach 90 Tagen. Serverprotokolle werden rotierend nur kurzzeitig vorgehalten. Kontaktanfragen löschen wir nach Abschluss der Bearbeitung, spätestens nach sechs Monaten.

8. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den in Abschnitt 1 genannten Verantwortlichen unter der dort angegebenen E-Mail-Adresse. Betrifft Ihre Anfrage Daten, die ein Mandant in Rechnigo verarbeitet (z. B. Kundendaten), wenden Sie sich bitte an den jeweiligen Mandanten als Verantwortlichen. Wir unterstützen ihn bei der Beantwortung nach Art. 28 Abs. 3 lit. e DSGVO und leiten bei uns eingehende Anfragen an ihn weiter.

9. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

10. Hosting & Serverstandort

Das Produktivsystem von Rechnigo läuft auf virtuellen Servern der netcup GmbH (Karlsruhe, Deutschland) im Rechenzentrum Nürnberg. Die Verarbeitung der Daten erfolgt damit in Deutschland. Für den Versand von System-E-Mails nutzen wir Microsoft 365 (Exchange Online); Microsoft kann dabei Daten an Konzerngesellschaften in Drittländern übermitteln, was auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln geschieht. Zur Zahlungsabwicklung siehe Abschnitt 4. Zu Testzwecken betreiben wir ein getrenntes System bei Oracle Cloud Infrastructure (Region Frankfurt, Deutschland); dort werden keine Produktivdaten verarbeitet.