Nutzungsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner

(1) Diese Bedingungen gelten für die Nutzung der Software-as-a-Service-Lösung „Rechnigo“ (Webanwendung zur Erstellung, Verwaltung und Übermittlung von Rechnungen, Gutschriften, Angeboten und weiteren Geschäftsbelegen, einschließlich E-Rechnungen) zwischen der Hoffmann Softcon UG (haftungsbeschränkt) i. G., Hohnerstraße 7, 72218 Wildberg, vertreten durch den Geschäftsführer Petre Hoffmann (nachfolgend „Anbieter“), und dem Unternehmen, das ein Konto registriert hat (nachfolgend „Kunde“).

(2) Rechnigo richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, also an Personen und Gesellschaften, die in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbstständigen beruflichen Tätigkeit handeln. Mit der Registrierung bestätigt der Kunde, dass er Rechnigo nicht als Verbraucher nutzt.

(3) Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn der Anbieter ihnen ausdrücklich in Textform zugestimmt hat. Für Kanzlei- und Reseller-Partner können individuelle Vereinbarungen getroffen werden, die diesen Bedingungen vorgehen.

(4) Soweit der Anbieter für den Kunden personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, gilt zusätzlich der Auftragsverarbeitungsvertrag. Bei Widersprüchen gehen dessen Regelungen vor, soweit sie personenbezogene Daten betreffen.

§ 2 Vertragsschluss und Konto

(1) Der Nutzungsvertrag kommt zustande, wenn der Kunde das Registrierungsformular ausfüllt, diese Bedingungen und den Auftragsverarbeitungsvertrag bestätigt und der Anbieter das Konto freischaltet. Die Freischaltung erfolgt in der Regel sofort. Der Kunde kann diese Bedingungen jederzeit unter der Adresse /nutzungsbedingungen abrufen und speichern.

(2) Der Kunde macht bei der Registrierung und im Betrieb wahrheitsgemäße und vollständige Angaben und hält sie aktuell. Zugangsdaten sind geheim zu halten und nicht an Dritte weiterzugeben. Der Kunde vergibt Rollen und Berechtigungen seiner Nutzer sorgfältig und ist für Handlungen seiner Nutzer verantwortlich. Bei Verdacht auf Missbrauch von Zugangsdaten informiert er den Anbieter unverzüglich.

(3) Die Anzahl der Nutzer und die verfügbaren Funktionen richten sich nach dem gewählten Tarif (§ 4).

(4) Legt der Anbieter das Konto für den Kunden an (also ohne Registrierung durch den Kunden selbst), bestätigt der Kunde bei der ersten Anmeldung diese Nutzungsbedingungen und den Auftragsverarbeitungsvertrag. Geschieht das nicht innerhalb von zehn Tagen nach Anlage des Kontos, löscht der Anbieter das Konto samt aller Daten automatisch. Etwa drei Tage vor Fristablauf erinnert er die Inhaber und Administratoren des Kontos per E-Mail.

§ 3 Leistungen des Anbieters

(1) Der Anbieter stellt Rechnigo über das Internet zur Nutzung bereit. Der Funktionsumfang richtet sich nach der Leistungsbeschreibung des gewählten Tarifs auf der Preisübersicht der Website und nach der Online-Dokumentation.

(2) Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit der Anwendung. Eine bestimmte Verfügbarkeit wird nicht zugesichert, sofern nicht individuell ein Servicelevel vereinbart wurde. Wartungsarbeiten kündigt der Anbieter nach Möglichkeit in der Anwendung an (Wartungshinweis) und führt sie, soweit möglich, außerhalb üblicher Geschäftszeiten durch. Der aktuelle Betriebszustand ist auf der Statusseite einsehbar.

(3) Der Anbieter entwickelt Rechnigo weiter und darf Funktionen ändern, ergänzen oder ersetzen, etwa wegen gesetzlicher Änderungen, technischer Entwicklung oder Sicherheitsanforderungen. Wesentliche Funktionen eines gebuchten Tarifs bleiben dabei im Kern erhalten.

(4) Der Anbieter unterstützt den Kunden bei Fragen zur Nutzung per E-Mail. Ein Anspruch auf bestimmte Reaktionszeiten besteht nicht, sofern nichts anderes vereinbart wurde.

§ 4 Tarife, Preise und Zahlung

(1) Rechnigo wird in mehreren Tarifen angeboten (derzeit Free, Starter, Business sowie Kanzlei/Reseller). Leistungsumfang, Nutzungsgrenzen und Preise des jeweiligen Tarifs ergeben sich aus der Preisübersicht auf der Website in der bei Vertragsschluss bzw. Tarifwechsel geltenden Fassung. Im Tarif Free ist die Zahl der Rechnungen pro Kalendermonat begrenzt; ist das Limit erreicht, können bis zum Monatsende keine weiteren Rechnungen erstellt werden. Auf bereits vorhandene Daten und deren Export hat das Limit keinen Einfluss.

(2) Die Preise gelten pro Monat und, soweit nicht ausdrücklich anders angegeben, zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Kostenpflichtige Tarife werden monatlich im Voraus abgerechnet. Die Zahlung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe. Der Kunde stellt sicher, dass das hinterlegte Zahlungsmittel gedeckt ist; für Rücklastschriften und fehlgeschlagene Zahlungen, die der Kunde zu vertreten hat, kann der Anbieter die entstandenen Kosten ersetzt verlangen.

(3) Kommt der Kunde mit der Zahlung in Verzug, kann der Anbieter den Zugang zu den kostenpflichtigen Funktionen nach vorheriger Mahnung mit angemessener Fristsetzung sperren oder in den Tarif Free zurückstufen. Der Zugriff auf die eigenen Daten und deren Export bleibt davon unberührt.

(4) Preise für bestehende kostenpflichtige Tarife kann der Anbieter mit einer Ankündigungsfrist von mindestens sechs Wochen in Textform zum Ende eines Abrechnungsmonats ändern. Der Kunde kann in diesem Fall den Tarif bis zum Inkrafttreten der Änderung zum selben Zeitpunkt kündigen. Preisänderungen für den Tarif Free gibt es nicht, solange der Tarif angeboten wird.

(5) Für Leistungen Dritter, die der Kunde in Rechnigo nutzen kann, zum Beispiel ein eigenes Stripe-Konto für Zahlungen seiner Kunden, einen Peppol-Zugangspunkt oder einen eigenen E-Mail-Server, schließt der Kunde eigene Verträge. Der Anbieter ist an diesen Verträgen nicht beteiligt und übernimmt für diese Leistungen und deren Kosten keine Verantwortung.

§ 5 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde ist für die Inhalte seiner Belege (Rechnungen, Gutschriften, Angebote usw.) selbst verantwortlich. Dazu gehören Stammdaten, Beträge, Steuersätze, die Wahl der Besteuerungsart (zum Beispiel Kleinunternehmerregelung), Leistungs- und Zahlungsangaben sowie deren Vereinbarkeit mit seinen Verträgen und dem geltenden Recht.

(2) Rechnigo unterstützt bei der Erstellung von Belegen und von E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD und prüft erzeugte Dateien technisch mit einem Validator. Der Anbieter erbringt dabei keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Er sichert nicht zu, dass ein Beleg vom Finanzamt, von Empfängern oder von Behörden im Einzelfall anerkannt wird. Im Zweifel holt der Kunde den Rat seiner Steuerberaterin oder seines Steuerberaters ein.

(3) Gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten (zum Beispiel § 147 AO, § 257 HGB, GoBD) bleiben beim Kunden. Er sichert seine Belege und Daten regelmäßig und insbesondere vor Beendigung des Vertrags mit der Funktion „Datenexport“ und prüft, ob die Sicherungen für seine Zwecke ausreichen.

(4) Der Kunde nutzt Rechnigo nur im Rahmen der Gesetze und dieser Bedingungen. Untersagt sind insbesondere: Versand unerwünschter Massennachrichten über die E-Mail-Funktionen, Eingabe oder Übermittlung rechtswidriger Inhalte, Umgehung technischer Schutzmaßnahmen oder von Nutzungsgrenzen des Tarifs, übermäßige automatisierte Zugriffe, die den Betrieb für andere beeinträchtigen, sowie Angriffe auf die Anwendung. Prüfungen der Sicherheit sind nur nach vorheriger Abstimmung mit dem Anbieter zulässig.

(5) Der Kunde hat die erforderlichen Einwilligungen und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung der Daten seiner eigenen Kunden und Mitarbeiter, die er in Rechnigo erfasst, selbst sicherzustellen.

§ 6 Rechte an Daten und Software

(1) Alle Daten und Inhalte, die der Kunde in Rechnigo erfasst oder erzeugt, verbleiben im Eigentum bzw. in der Berechtigung des Kunden. Der Anbieter darf sie nur zur Erbringung der vertraglichen Leistungen und nach Weisung des Kunden verwenden (siehe Auftragsverarbeitungsvertrag).

(2) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags das einfache, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht ein, Rechnigo im Rahmen dieser Bedingungen und des gewählten Tarifs für eigene geschäftliche Zwecke zu nutzen. Alle Rechte an der Software, an Marken und Dokumentation verbleiben beim Anbieter. Der Kunde darf die Software nicht kopieren, zurückentwickeln oder Dritten außerhalb seines Unternehmens zur Nutzung überlassen. Vorschriften des zwingenden Rechts bleiben unberührt.

(3) Der Anbieter darf Informationen über Nutzung und Betrieb in anonymisierter und aggregierter Form (zum Beispiel Zähler für Funktionen oder Besucherzahlen der öffentlichen Seiten) zur Verbesserung und zum sicheren Betrieb der Anwendung auswerten. Eine Zuordnung zu einzelnen Belegen oder Kunden Dritter erfolgt nicht.

§ 7 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, bei arglistig verschwiegenen Mängeln, nach dem Produkthaftungsgesetz und soweit er eine Garantie übernommen hat.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf) ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(3) Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter im Rahmen von Absatz 2 nur für den Aufwand, der bei regelmäßiger und gefahrentsprechender Sicherung der Daten durch den Kunden (§ 5 Absatz 3) für deren Wiederherstellung angefallen wäre.

(4) Im kostenlosen Tarif Free haftet der Anbieter nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie in den Fällen von Absatz 1.

(5) Die Haftung des Anbieters für Leistungen und Ausfälle Dritter, die der Kunde selbst beauftragt hat (§ 4 Absatz 5), ist ausgeschlossen. Die Absätze 1 bis 4 gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters. Ansprüche nach der DSGVO bleiben unberührt.

§ 8 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Nutzungsvertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Der Tarif Free kann vom Kunden jederzeit beendet werden. Die kostenpflichtigen Tarife werden für jeweils einen Monat geschlossen und verlängern sich automatisch um einen weiteren Monat, wenn sie nicht gekündigt werden.

(2) Der Kunde kann einen kostenpflichtigen Tarif jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen, über Einstellungen → Abrechnung (Kundenportal des Zahlungsdienstleisters bzw. Kündigungsanfrage bei individuell vereinbarten Tarifen) oder in Textform an rechnigo@hoffmann-softcon.de. Nach dem Ende des kostenpflichtigen Tarifs wird das Konto automatisch im Tarif Free fortgeführt, sofern der Kunde nicht zusätzlich die Löschung seines Kontos verlangt.

(3) Der Anbieter kann den Tarif Free sowie ein ruhendes Konto, das länger als zwölf Monate nicht genutzt wurde, mit einer Frist von vier Wochen in Textform kündigen; kostenpflichtige Tarife mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende.

(4) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für den Anbieter liegt insbesondere vor, wenn der Kunde trotz Mahnung mit nicht unerheblichen Zahlungen in Verzug ist, wiederholt oder schwerwiegend gegen § 5 Absatz 4 verstößt oder die Sicherheit oder Verfügbarkeit der Anwendung gefährdet.

(5) Nach Beendigung des Vertrags kann der Kunde seine Daten noch mit der Funktion „Datenexport“ sichern, solange das Konto besteht. Der Anbieter löscht das Konto und die darin gespeicherten Daten spätestens 30 Tage nach Vertragsende und im Übrigen nach den Regelungen des Auftragsverarbeitungsvertrags (§ 9) und der Datenschutzerklärung; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

§ 9 Änderungen dieser Bedingungen

(1) Der Anbieter kann diese Bedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern, wenn dies wegen einer Änderung der Rechtslage, der Rechtsprechung, der technischen Entwicklung oder des Leistungsumfangs erforderlich ist und die Änderung für den Kunden zumutbar ist. Die Änderung wird dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten in Textform oder in der Anwendung mitgeteilt.

(2) Die Änderung gilt als genehmigt, wenn der Kunde nicht innerhalb dieser Frist in Textform widerspricht. Auf diese Folge weist der Anbieter in der Mitteilung besonders hin. Widerspricht der Kunde, können beide Seiten den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung kündigen; bis dahin gelten die bisherigen Bedingungen.

§ 10 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand der Sitz des Anbieters; der Anbieter darf den Kunden auch an dessen allgemeinem Gerichtsstand verklagen.

(2) Der Anbieter darf sich zur Erfüllung des Vertrags Dritter bedienen (zum Beispiel für das Hosting, siehe Datenschutzerklärung). Der Kunde darf Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit Zustimmung des Anbieters in Textform übertragen.

(3) Sollte eine Bestimmung dieser Bedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt die gesetzliche Regelung.

(4) Anbieter: Hoffmann Softcon UG (haftungsbeschränkt) i. G., Hohnerstraße 7, 72218 Wildberg, E-Mail rechnigo@hoffmann-softcon.de. Weitere Angaben stehen im Impressum.